Skapa ett event

För att skapa ett event klickar du i kalendern för den dagen som eventet ska vara. Om det är ett event över flera dagar klickar du på startdatumet. Välj Event för att öppna bokningsformuläret.

De flesta inställningarna är ganska självförklarande. Här kommer en förklaring på de mindre självklara:

• Visa deltagarlista (för inloggade)
  Välja om deltagarna i eventet ska synas för andra deltagare. Inloggade kommer att kunna se kontaktuppgifter för anmälda deltagare när detta är aktivt.
• Max antal deltagare
  Ställer in max antal deltagare. Värt att nämna är att du själv inte är automatiskt anmäld, utan du måste precis som andra anmäla dig om du ska delta.
• Aktivera gruppchatt (mellan deltagare)
  Om detta är påslaget har deltagare och du själv som admin möjligheten att skriva meddelanden i ett kommentarsfält på eventsidan. Det går även prenumerera på nya kommentarer per e-post.
• Max antal biljetter per anmälan
  Här ställer du in hur många biljetter varje deltagare ska kunna boka per anmälan. (Du som administratör berörs inte av denna regel när du använder direktanmälan på kostnadsfria events).
• Publikt event (Sökbart på Boka)
  
  Om denna ruta är ikryssad kan vem som helst se eventet via söksidan på boka.se. En adress måste alltid vara angiven för att det ska gå att ha ett publikt event. När eventet är publikt visas det även på bokningssystemets företagssida.
• Eventbild
  Ladda upp en egen bild som passar eventet. Tänk på att upplösningen på bilden måste vara minst 768x432 (bredd x höjd). Bilden behöver ha formatet JPG eller PNG. 
• Aktivera köhantering
  Ger bokare möjlighet att utnyttja köfunktionen om eventet är fullbokad och man ändå vill anmäla sig. Läs mer om köhantering här
• Skicka bekräftelse eller påminnelse via SMS
  Om anmälan till bokningen ska skicka ut SMS-information eller ej. För detta krävs att du har bokapoäng. Här kan du läsa mer om bokapoäng
• Publiceringsalternativ
  Här kan du ställa in när anmälning till ett event öppnas och/eller stängs. Om inställningen lämnas avaktiverad är anmälning alltid öppen. 
• Kostnadsbelagt event
  Med betaltjänsten finns flera olika biljettalternativ att använda. Läs mer om det här
• Vem ska kunna anmäla sig
  Här väljer du om vem som helst kan anmäla sig eller endast användare av kalendern.

När du är nöjd med informationen om eventet klickar du på ”Skapa event”. Du kan se eventsidan direkt genom att klicka på ”Ja” i rutan som visas när eventet har skapats.

Skulle du tappa bort länken till eventsidan kan du alltid hitta tillbaka genom att högerklicka på eventet i kalendern eller öppna bokningsformuläret och välja ”Visa information”

I dina kalender visas eventet som en bokning med en stjärna i kanten så du lätt kan hitta den. Om du klickar på stjärnan öppnas en enkel deltagarlista som går att skriva ut. Önskar du en detaljerad deltagarlista går du till sidan för eventet och klickar på "Visa deltagare". Mer information om det finns nedan.

---

 Eventsidan

På eventsidan visas all information som blev ifyllt när du skapande eventet. Det går när som helst att ändra eventets beskrivning, tid, plats, bild och redigera länkar samt aktivera sms-aviseringar och publiceringsalternativ. Klicka bara på eventet i kalendern för att öppna formuläret igen.

1) Titel, plats och tid visas här. Antal lediga platser och anmälda deltagare visas också om du har valt att aktivera det. Här hittar du knappen för att dela ditt event på sociala medier eller till användare/användargrupper. (Användargrupper går endast att använda i enkla system. Läs mer om hur du skapar en grupp här.) Det går även att skicka inbjudan via SMS. Läs mer om bokapoäng här.

 Så här kan en inbjudan se ut i mottagarens e-post:

 2) Här visas deltagare om alternativet ”Visa deltagarlista (för inloggade)” är aktivt. Eventets anmälda deltagare visas som en lista med ikoner med användarnas namn under. Kontaktuppgifter går att få fram på varje anmäld deltagare genom att trycka på namnen om man är inloggad.

3) Här har vi samlat alla funktioner för att du snabbt ska kunna få en överblick på antalet anmälda, lediga platser och hur många deltagare som som står i kö om det valet är aktiverat. Hantera deltagare visas endast för administratörer av systemet.

Direktanmälan
Du kan enkelt direktanmäla deltagare till eventet genom att klicka på knappen ”Direktanmälan”. När du har anmält en eller flera deltagare visas det direkt under ”Anmälda deltagare”.

Visa deltagare
För att se en lista över deltagare klickar du på ”Visa deltagare”. Där kan du redigera antal anmälda platser (endast färre antal) för deltagare och även skriva interna kommentarer om ex. särskilda önskemål från deltagare eller liknande. Det är också här du avanmäler deltagare. Klicka på "Redigera" för att öppna redigeringsfönstret. Klicka på ”Radera” för att avanmäla deltagaren. Med hjälp av knapparna uppe i högra hörnet kan även du skriva ut deltagarlistan eller/och spara den som en excelfil.

Checka in deltagare
En smart funktion för att i entrén checka in deltagare på eventet. Alla deltagare får vid anmälan en avisering till sin e-postadress med en länk till sin/sina biljetter. Är det många deltagare går det enkelt att leta upp dem i sökrutan genom att börja skriva namnet på deltagaren du vill söka efter. Använd kameran på din mobiltelefon för att snabbt checka in deltagare med hjälp av en QR-kod som besökarna har på sin biljett.

Öppna eventsidan i din smartphone och klicka på ”Checka in deltagare”. Därefter öppnar du kameran genom att trycka på kameraikonen upp till vänster. Rikta sedan kameran mot QR-koden på deltagarens biljett så checkas den in automatiskt. Deltagaren kan klicka på förstoringsglaset ovanför QR-koden för att öppna en större bild av den vid behov.

Kontakta deltagare

Ett enkelt sätt att kontakta alla deltagare för ett event. Kostnaden för e-postutskicken är 10 Bokapoäng (0,10 kr exkl moms). Läs mer om Bokapoäng här.

4) Om funktionen ”Gruppchatt mellan deltagare” är aktiverad visas alla meddelanden som skickas mellan inloggade deltagare här. Det går att välja om man som deltagare ska kunna prenumerera på nya meddelanden eller inte med ett knapptryck. Du som administratör har tillgång till att radera meddelanden.