Avancerad Planering

Vad är avancerad planering?

Det finns två sätt att planera in bokningsbar tid på. Via den enkla planeringen och via den avancerade planeringen. Det går att ändra mellan dessa under fliken Inställningar i kalenderinställningarna. Som standard är bokningssystemen inställda på enkel planering. 
Läs mer om enkel planering

Fördelen med avancerad planering är att den låter dig finjustera dina arbetsveckor i detalj. Medan den enkla planeringen är smidig för enkel automatisering av likadana arbetsscheman utan variationer, är den avancerade planeringen användbar om verksamhetens veckor kan se olika ut.

Aktivera avancerad planering

1. Öppna inställningsmenyn för kalendern du vill aktivera avancerad planering i och välj Inställningar.

2. I rullmenyn Hur ska tid planeras väljer du Avancerad planering. Avsluta med att klicka på Spara nere i botten av formuläret.

3. Välj Planering.

Färdigt! Nu kan du börja planera bokningsbar tid!

 

Hur man skapar ett arbetsschema med Avancerad planering

Gå in under Kalenderinställningar -> fliken Planering alternativt Systeminställningar -> Planering om du vill kunna planera i alla kalendrar med avancerad planering.

Till vänster har du som standard 3 olika tidstyper att lägga i din planering; Bokningsbar, Ej bokningsbar och Adminbokning. Inlagda block av typen Bokningsbar kan bokas av alla medans det endast är administratörer som kan boka på inlagd Adminbokning.

Adminbokning är smidigt att använda i om du exempelvis har tider utanför ordinarie tid som du vill kunna boka in utan att kunder själva ska kunna boka.

För att börja planera tid måste du klicka, dra och släppa ett tidsblock på kalendern där du vill ha det. När du placerat ut det kan du göra det längre eller kortare genom att dra i blockets underkant. Du kan även klicka direkt på ett tomt ställe i kalendern där du vill lägga in ny planering. Då kommer det upp en ruta där du väljer vilken tidstyp blocket ska ha samt när det ska börja och sluta.

För att redigera, finjustera tider och datum eller radera blocket, kan du vänster- eller högerklicka på ett block.

Om du i mitten av ett block vill lägga in annan planering kan du antingen dra in ett nytt block och släppa där du vill ha det, Det gamla blocket delas då av för att göra plats för det nya. Eller så kan du redigera det gamla blocket och välja lägg till otillgänglig tid.

I exemplet nedan är de två gröna blocken två separata bokningsbara block, inte ett block med otillgänglig tid inuti sig.

Glöm inte att klicka Spara planering när du är klar.
 

Observera att planeringen är helt fristående från själva bokningarna som bokas. Detta verktyg används för att möjliggöra tid för bokningar, inte för att göra bokningar.

Exempelvis: Om du vill vara bokningsbar från klockan 08.00 till klockan 12.00 så ska du inte dela upp denna tid i flera tidstyper/arbetspass utan endast ange ETT sammanhängande arbetspass för alla fyra timmarna. När du bokar in ett pass därefter, kan du göra dem efter önskad längd inom den planerade tiden.

Egna tidstyper
Du kan skapa egna tidstyper och välja ifall dessa ska vara bokningsbara eller inte. Detta ser inte annorlunda ut för bokare, men för dig som gör planeringen kan det vara användbart att vissa tidsblock kallas "rast", "mötestid", "pappersarbete" eller vad man nu vill tydliggöra för sin egen planering. Det finns även möjlighet att skapa specialöppettider som bara gäller för utvalda artiklar eller som har annan prissättning. Läs mer om egna tidstyper och specialöppettider.

Planera många veckor i taget
För att förenkla planeringen över längre perioder kan du välja att kopiera din planering dag per dag, hela veckor eller längre perioder framåt i tiden. Funktionerna för detta återfinns i menyn till vänster och heter Kopiera dag, Kopiera vecka och Kopiera längre.

Avsluta alltid med att klicka på Spara planering.

Din planering är inget som dina kunder kan ta del av. Det visas bara för dig och dina administratörer under kalender- och systeminställningarna.

Egna tidstyper och specialöppettider

Tidstyper kan skapas både på systemnivå och på kalendernivå. Om du vill att en tidstyp ska gå att använda i alla kalendrar med avancerad planering behöver du gå in i planeringsvyn som ligger under systeminställningar och skapa den nya tidstypen där. Om du vill att en tidstyp bara ska vara tillgänglig för en kalender går du in i planeringsvyn under den kalendern istället.

För att lägga in egna tidstyper i ditt schema klickar du på den blåa knappen Skapa ny tidstyp.

Fyll i namn på tidstyp, välj önskad färg och om den ska vara bokningsbar eller inte. Längden du ställer in är den längden som blocket kommer ha förinställt när du drar in det i planeringen, du kan sedan ändra exakt hur långt det ska vara när det väl är indraget.

Om du väljer att tidstypen ska vara bokningsbar så finns det även två andra inställningar på tidstypen; om den ska ha anpassad prissättning och om den bara ska vara bokningsbar för utvalda artiklar.

Anpassad prissättning

Med denna inställning kan du välja att ställa in att bokningar som läggs under denna planerade tid blir billigare eller dyrare. Du väljer om priset ska justeras med en bestämd summa eller procent, och hur mycket det ska justeras. Alla bokningar vars starttid ligger inom blocket kommer få det anpassade priset. Observera att kampanjkoder fortfarande går att applicera på detta specialpris.

Enbart bokningsbar för utvalda artiklar

Om du vill vara bokningsbar, men vill begränsa bokning till enbart några av dina artiklar och tjänster klickar du i ” Enbart bokningsbar för utvalda artiklar”. Då visas en knapp som öppnar en modal där du kan checka i de artiklar du vill ska vara bokningsbara.  Under dessa tider kommer bara de utvalda artiklarna gå att boka för dina kunder.

Observera att om du skapar en ny artikel och vill att den ska vara bokningsbar under en specialöppettid så behöver du redigera den tidstypen och checka i den nya artikeln.

Om du sedan vill ändra om din tidstyp ska vara bokningsbar eller inte så kan du redigera den genom att trycka på pennan på tidstypen. Observera att utlagda block inte ändras, det är bara ny tid som du lägger ut med tidstypen som ändras. Däremot om du ändrar prisjusteringen eller vilka artiklar som är kopplade gäller ändringarna även på de blocken som redan ligger i planeringen.

Om det inte visas en penna på tidstypen kan det betyda att du inte har behörighet att redigera tiddstypen, eller att den ligger på systemnivå och du är inne i en kalenders planeringsvy.

Om du vill veta exempelvis om en egen tidstyp har anpassad prissättning eller är kopplad till några artiklar kan du trycka på i på tidstypen.