Avancerad Planering

Vad är avancerad planering?

Det finns två sätt att planera in bokningsbar tid på. Via den enkla planeringen och via den avancerade planeringen. Det går att ändra mellan dessa under fliken Inställningar i kalenderinställningarna. Som standard är bokningssystemen inställda på enkel planering. 
Läs mer om enkel planering

Fördelen med avancerad planering är att den låter dig finjustera dina arbetsveckor i detalj. Medan den enkla planeringen är smidig för enkel automatisering av likadana arbetsscheman utan variationer, är den avancerade planeringen användbar om verksamhetens veckor kan se olika ut.

Aktivera avancerad planering

1. Öppna inställningsmenyn för kalendern du vill aktivera avancerad planering i och välj Inställningar.

2. I rullmenyn Hur ska tid planeras väljer du Avancerad planering. Avsluta med att klicka på Spara nere i botten av formuläret.

3. Välj Planering.

Färdigt! Nu kan du börja planera bokningsbar tid!

 

Hur man skapar ett arbetsschema med Avancerad planering

Under Planering (se bild ovan) har du till vänster i bild, som standard, 6 olika tidstyper att lägga i din planering:
Arbetstid, Otillgänglig, Rast, Lunch, Håltimme och Adminbokning. Av dessa 6 är endast Arbetstid och Admintid bokningsbar tid, de andra fyra är obokningsbara tidsblock som enbart fungerar som förtydligande för schemaläggaren. Inlagd Arbetstid kan bokas av alla medan det endast är administratörer som kan boka på inlagd Admintid.

Admintid är smidig att använda om du exempelvis har tider utanför ordinarie tid som du vill kunna boka in utan att kunder själva ska kunna boka.

Håltimme kan enkelt läggas in över Arbetstid för att förhindra bokning.

För att börja planera tid måste du klicka, dra och släppa ett tidsblock till kalendern på den tid där du vill ha det. När du placerat ut det kan du göra det längre eller kortare genom att dra i toppen eller botten.

För att redigera, justera tid/datum eller radera blocket, kan du vänster- eller högerklicka på ett block.

Om du vill lägga in ett obokningsbart block inom ett grönt block, måste du antingen göra plats i kalendern för det obokningsbara blocket genom att förkorta det gröna blocket, eller redigera det och välja Lägg till otillgänglig tid.

I exemplet nedan är de två gröna blocken två separata bokningsbara block, inte ett block med otillgänglig tid inuti sig.

Glöm inte att klicka Spara planering när du är klar.

För att redigera ett tidsblock kan man vänster- eller högerklicka på den.

Observera att planeringen är helt fristående från själva bokningarna som bokas. Detta verktyg används för att möjliggöra tid för bokningar, inte för att göra bokningar.

Exempelvis: Om du vill vara bokningsbar från klockan 08.00 till klockan 12.00 så ska du inte dela upp denna tid i flera tidstyper/arbetspass utan endast ange ETT sammanhängande arbetspass för alla fyra timmarna. När du bokar in ett pass därefter, kan du göra dem efter önskad längd inom den planerade tiden.

Egna tidstyper
Du kan skapa egna tidstyper och välja ifall dessa ska vara bokningsbara eller inte. Detta ser inte annorlunda ut för bokare, men för dig som gör planeringen kan det vara användbart att vissa tidsblock kallas "rast", "mötestid", "pappersarbete" eller vad man nu vill tydliggöra för sin egen planering.

Planera många veckor i taget
För att förenkla planeringen över längre perioder kan du välja att kopiera din planering dag per dag, hela veckor eller längre perioder framåt i tiden. Funktionerna för detta återfinns i menyn till vänster och heter Kopiera dag, Kopiera vecka och Kopiera längre.

Avsluta alltid med att klicka på Spara planering.

Din planering är inget som dina kunder kan ta del av. Det visas bara för dig och dina administratörer under kalender- och systeminställningarna.