Delad kalender

Hur funkar delade kalendrar?

Om man delar upp en kalender i flera delar har man alltid en huvudkalender och ett antal delkalendrar. Bokningar i en huvudkalender bokar samtidigt på motsvarande platser i alla delkalendrarna, men bokning i delkalendrar bokar enbart i den kalendern och huvudkalendern.

Exempel: En idrottsförening har en fullstor fotbollsplan för 11-mannafotboll. Man vill låta andra boka delar av planen eller hela. Om man bokar hela planen bokas naturligtvis alla delarna också eftersom alla delarna bildar helheten. Men ett knattefotbollslag kanske vill kunna boka hälften av den fullstora planen för knattefotboll. När knattelaget bokat ena halvan kan ett annat fullstort fotbollslag inte boka hela 11-mannaplanen samtidigt.

Huvudkalendern: Hela fotbollsplanen (11-mannaplan)

Delkalender A & B: Var och en är en halva av 11-mannaplanen

Man kan nu välja att dela in sin kalender i flera delar. När man har valt hur många delar man ska dela upp sin kalender i så kan man välja att lägga till nya kalendrar som underliggande delar till kalendern. Man har då en huvudkalender och underliggande kalendrar. Alla bokningar i de underliggande kalendrarna syns i huvudkalendern. Om man bokar i huvudkalendern så skapas bokningen i alla underliggande kalendrar.

Detta kan vara användbart om man exempelvis vill att man ska kunna boka en fotbollsplan eller liknande. Man kan då lägga upp en kalender för fotbollsplanen och sedan hyra ut flera delar av den. 

Hur aktiverar man funktionen?

1. Öppna Kalenderinställningar för den kalender du vill dela upp och välj Avancerade inställningar.

3. Klicka på menyn Delad kalender en bit ner.

4. Under menyn Antal delar väljer man hur många delar man vill dela upp kalendern i. För detta exempel är kalendern Stora planen uppdelad i 4 delar.

6. Tryck på Spara när du är färdig.


Färdigt!

 

Hur man skapar delkalendrar till en kalender

1. Återgå till kalenderväljarvyn. Klicka på bokningssystemets namn i menyn längst upp till vänster. I det här exemplet heter systemet HallochPlanbokning.

2. Klicka på Skapa en ny kalender. 

3. Du har nu valet att välja om kalendern ska vara självständig eller en del av en annan.

När alla delar är tillagda kan bokningssystemets startsida se ut ungefär såhär:

Bokningar

Alla bokningar som skapas i de underliggande kalendrarna syns i huvudkalendern. Om man vill boka två delar av hela fotbollsplanen så bokar man exempelvis Halvplan sida A och Halvplan sida B. Såhär ser då bokningarna ut i huvudkalendern 11-mannaplan. Bokningar i en delkalender märks med "Från del: <delkalenderns namn>" i huvudkalendern.

För att enklare se vilken kalenderdel bokningen tillhör så rekommenderar vi att man ändrar färg i de olika kalendrarna så att bokningarna blir olika färger. Färgbytesfunktionen finns i Kalenderinställningar --> Inställningar.

Om man vill boka alla delar på samma gång (I detta exempel hela fotbollsplanen) bokar man enklast i huvudkalendern. Bokningen görs då i alla delkalendrar samtidigt. För att kunna boka en tid i en huvudkalender måste önskad tid vara ledig i alla underliggande delkalendrar.

Som i det första exemplet: Ett större fotbollslag kan inte boka hela planen om en halva av den redan används av ett knattelag.

Huvudkalendern 11-mannaplan

Så här ser då bokningen ut i Halvplan sida A. Texten "Från förälder:" betyder att bokningen kommer från huvudkalendern.

Delkalendern Halvplan sida A

Med funktionen för delade kalendrar så kan man dela upp en kalender i flera delar. Detta är exempelvis användbart om man har en fotbollsplan eller en anläggning som man ska kunna boka flera olika delar av.

Om en kalender blir uppdelad så räknas den som en huvudkalender. Delarna blir sen underliggande kalendrar. Alla bokningar i de underliggande kalendrarna syns i huvudkalendern. Om man bokar i huvudkalendern så skapas bokningen i alla underliggande kalendrar.

Hur skapar man en delad kalender?

1. Gå in i de avancerade inställningarna i en redan skapad kalender.

2. Gå in under fliken "Delad kalender" och välj antalet delar. Om exempelvis vill ha en fotbollsplan med 2 olika planer så väljer man att antal delar ska vara 2.

3. Gå ur kalendern och in i bokningssystemet. Skapa en ny kalender. Nu syns ett nytt fält där man kan välja om man vill skapa en självständig kalender eller om kalendern ska tillhöra en delad kalender. Välj den delade kalendern, fyll i kalendernamnet på din nya kalender, exempelvis "A-Plan" och skapa kalendern. Nu är den första delen skapad. Upprepa detta steg tills det finns så många delar som du vill använda.

Vilka kalendrar som är underliggande visas i menyn till vänster.

4. Ställ in de bokningsbara tiderna med hjälp av planeringsfunktionerna. Planeringen ställs i dagsläget endast in i huvudkalendern och gäller sedan för alla underliggande kalendrar. Det finns två planeringssätt. 

Läs mer om den Enkla planeringen.

Läs mer om den Avancerade planeringen.

Guiden för att ställa in resten av bokningssystem systemet finns tillgänglig HÄR. Efter att planeringen är inställd så kan man fortsätta från steg 5 i den guiden.

Bokningar

Alla bokningar som skapas i de underliggande kalendrarna syns i huvudkalendern. Om jag alltså vill ha två olika bokningar på delarna av fotbollsplanen så bokar jag i de underliggande kalendrarna. Såhär ser då bokningarna ut i huvudkalendern.

För att enklare se vilken kalenderdel bokningen tillhör så rekommenderar vi att man ändrar färg i de olika kalendrarna så att bokningarna blir olika färger. Man byter färgen under Kalenderinställningar -> "Inställningar".

Om man vill boka alla delar på samma gång, alltså hela fotbollsplanen, så kan man boka direkt i huvudkalendern. Det hamnar då en bokning i varje del. För att man ska kunna boka hela planen så måste samma tid vara fri i alla delar.

På företagssidan där kunder bokar så ser valet av plan ut såhär efter att de valt en artikel: