Kom igång med bokningssystemet för hall och planbokning – Boka.se - Support

Vad är ett hall- och planbokningssystem?

Har du tennisplaner du vill hyra ut eller fotbollsplaner som ska kunna bokas i flera delar? Då passar bokningssystemet för hall- och planbokning dig! Detta verksamhetsområde erbjuder möjligheten att dela upp kalendrar i huvudkalendrar och delkalendrar (läs mer om dessa här) med färdiga bokningsbara tider. Perfekt för dig som vill ha funktionen med delade kalendrar men samtidigt erbjuda dina bokare ett enkelt gränssnitt!

Med detta system blir det enkelt att hantera en större mängd bokningsbara anläggningar utan att det blir för svårt för kunden att boka. Schemaläggning och kundregister finns tillgängligt precis som för de andra verksamhetsområdena.

Kalendrarna visas bäst i listvyn för administratörer då det blir enklare att se vilka kalendrar som är delade.

Kom igång med att skapa ett hall- och planbokningssystem

1. Logga in på ditt boka.se-konto. Gå till Min sida och klicka på Skapa nytt bokningssystem.

Därefter, välj verksamhetsområde Bokning av idrottshallar, lokaler och planer under "Övriga ändamål". Välj ditt Verksamhetsnamn och klicka på "Slutför och skapa nytt bokningssystem".

2. Nästa steg blir att skapa en kalender, i detta fall är det oftast en kalender för en anläggning eller fotbollsplan. En hel fotbollsplan skulle kunna vara en kalender. Klicka på "Skapa ny kalender". Ange namnet och klicka på "Skapa".

3. När kalendern är skapad kan du dela upp den i flera delar. Klicka på Kalenderinställningar
--> Avancerade inställningar. Välj Delad kalender.

Välj hur många delkalendrar du behöver. Denna siffra avgör hur många delkalendrar du kan skapa under kalendern du konfigurerar, som blir huvudkalendern.

Exempel på delkalendrar kan vara två halvor av en stor fotbollsplan, där vardera halva kan användas separat för knattefotboll.

4. För att skapa delkalendrarna (hittills har du endast angivit antal möjliga delkalendrar) klickar du på "Skapa ny kalender" i menyn.

5. Skapa en ny kalender. Du har nu valet att välja om kalendern ska vara självständig (som den första du skapade) eller en del av en annan.

Läs mer om Delade kalendrar.

6. För att kalendrarna ska bli bokningsbara krävs bokningsbar tid. Öppna Kalenderinställningar och välj Inställningar. Under Hur ska tid planeras väljer du antingen Enkel planering eller Avancerad planering.

Börja med Enkel planering och se ifall det räcker för dina behov. Om du har behov av mer avancerade schemaläggning väljer du Avancerad planering.

Avancerad planering

Enkel planering

Det går endast att hantera planeringen i huvudkalendern. Samma planering läggs till i de underliggande kalendrarna.

7. Det är nu dags att skapa dina artiklar/tjänster som dina kunder ska boka från företagssidan.
Öppna Systeminställningar och välj Artiklar & Tjänster.

Exempel på logiken bakom system, kalendrar, kategorier och artiklar:

Bokningssystemet heter Boka IF, det är själva föreningen.
Boka IF har två anläggningar, 11-mannafotbollsplanen och Tennishallen. Man gör en kalender för fotbollsplanen och en för tennishallen.
Delkalendrar till dessa kan för fotbollsplanen vara t ex planhalva A och planhalva B. För tennishallen kan det vara bana 1, 2 och 3. Om man bokar hela fotbollsplanen väljer man den kalendern. Då bokas samtidigt alla delkalendrar, dvs båda planhalvorna i detta fall.
Kategorier kan vara aktiviteterna man vill boka tid för, t ex fotboll, tennis, brännboll.
Artiklar är kopplade till kategorin och är de tidsbestämda bokningar man gör inom en kategori, t ex Fotbollsmatch 120 min, Tennisträning 60 min, Brännboll 90 min. Eftersom dessa kopplas till kalendrar (anläggningar i detta fall) ska man t ex kunna koppla en fotbollsartikel till kalendern för tennishallen.