Delade kalendrar

Hur funkar delade kalendrar?

Om man delar upp en kalender i flera delar har man alltid en huvudkalender och ett antal delkalendrar. Bokningar i en huvudkalender bokar samtidigt på motsvarande platser i alla delkalendrarna, men bokning i delkalendrar bokar enbart i den kalendern och huvudkalendern.

Exempel: En idrottsförening har en fullstor fotbollsplan för 11-mannafotboll. Man vill låta andra boka delar av planen eller hela. Om man bokar hela planen bokas naturligtvis alla delarna också eftersom alla delarna bildar helheten. Men ett knattefotbollslag kanske vill kunna boka 3 delar av den fullstora planen för 5-mannafotboll. När knattelaget bokat 3 delar kan ett annat fullstort fotbollslag inte boka hela 11-mannaplanen samtidigt då knattelaget redan bokat 3/4 delar.

Huvudkalendern: Hela fotbollsplanen (11-mannaplan)

Delkalender A, B, C och D: Var och en är en fjärdedel av 11-mannaplanen

Man kan nu välja att dela in sin kalender i flera delar. När man har valt hur många delar man ska dela upp sin kalender i så kan man välja att lägga till nya kalendrar som underliggande delar till kalendern. Man har då en huvudkalender och underliggande kalendrar. Alla bokningar i de underliggande kalendrarna syns i huvudkalendern. Om man bokar i huvudkalendern så skapas bokningen i alla underliggande kalendrar.

Detta kan vara användbart om man exempelvis vill att man ska kunna boka en fotbollsplan eller liknande. Man kan då lägga upp en kalender för fotbollsplanen och sedan hyra ut flera delar av den. Exempelvis så kan man då dela upp fotbollsplanen i "Södra delen" och "Norra delen". Då kan ett lag hyra norra delen och ett annat hyra södra delen. Sedan om man vill boka hela planen så bokar man i huvudkalendern för fotbollsplanen och bokningen syns då i alla underliggande kalendrar och tiden blir upptagen.

Nedan finns ett exempel på hur man skapar ett bokningssystem där man kan boka en fotbollsplan. Denna plan ska gå att dela upp i fyra delar. Plan A, Plan B, Plan C och Plan D.

 

Hur aktiverar man funktionen?

1. Från Min sida, öppna önskat bokningssystem genom att välja i rullisten Välj bokningssystem.

2. Öppna Kalenderinställningar för den kalender du vill dela upp.

3. Välj fliken Avancerade inställningar.

4. Klicka på menyn Delad kalender en bit ner.

5. Under menyn Antal delar väljer man hur många delar man vill dela upp kalendern i. För detta exempel är kalendern Stora planen uppdelad i 4 delar.

6. Tryck på Spara längst nere på sidan.

Färdigt!

 

Hur skapar jag en delkalender till en huvudkalender?

1. Klicka på knappen "Skapa ny kalender".

2. Om aktiveringen av funktionen gick rätt till, ska du nu kunna välja kalendernamn, samt välja typ av kalender. Du kan lägga till en självständig kalender eller som en del under en redan delad kalender. Du kan upprepa detta steg lika många gånger som du ställde in antal delar för huvudkalendern, i vårt fall 4 gånger.

När alla 4 delar är tillagda kan bokningssystemets startsida se ut ungefär såhär:

Kalendrarna är tillagda i efterhand för att tydliggöra exemplet.

Bokningar

Alla bokningar som skapas i de underliggande kalendrarna syns i huvudkalendern. Om man vill boka två delar av hela fotbollsplanen så bokar man exempelvis Plan A och Plan B. Såhär ser då bokningarna ut i huvudkalendern Stora planen. Bokningar i en delkalender märks med Från del: i huvudkalendern.

För att enklare se vilken kalenderdel bokningen tillhör så rekommenderar vi att man ändrar färg i de olika kalendrarna så att bokningarna blir olika färger. Färgbytesfunktionen finns i Kalenderinställningar --> fliken Inställningar.

Om man vill boka alla delar på samma gång (I detta exempel hela fotbollsplanen) bokar man enklast i huvudkalendern. Bokningen görs då i alla delkalendrar samtidigt. För att kunna boka en tid i en huvudkalender måste önskad tid vara ledig i alla underliggande delkalendrar.

Som i det första exemplet: Ett fotbollslag kan inte boka hela planen om tre fjärdedelar av den redan används av tre knattelag.

Huvudkalendern Stora planen

Så här ser då bokningen ut i Plan A. Texten Från förälder: betyder att bokningen kommer från huvudkalendern.

Delkalendern Plan A

Hur ser delade kalendrar ut på en företagssida?

På denna sida kan man lägga till några bilder och information om bokningssystemet. Här kan du se hur det färdiga systemet kan se ut: https://boka.se/BokaIF.