Gruppbokningar Tjänstesystem

Vad är gruppbokningar i ett tjänstesystem?

Gruppbokningar i ett tjänstesystem används för att skapa exempelvis träningspass, eventanmälningar eller kurstillfällen med fler än en deltagare. En gruppbokning gör det möjligt att låta användare själva anmäla sig till en aktivitet som du skapat.

För att skapa gruppbokningar i ditt artikelsystem måste du först ha skapat en kategori för gruppbokningar och en gruppbokningsartikel. Du kan läsa mer om hur du gör det HÄR.

När du har skapat din gruppbokningsartikel så måste du lägga ut gruppbokningstillfällen som dina kunder ska kunna anmäla sig till. Detta gör du i kalendervyn för administratörer. Se guide nedan för vidare instruktioner.

Så här gör du: 

Börja med att öppna ditt bokningssystem och öppna sedan den kalendern du vill lägga upp gruppbokningen i.

När du har öppnat din kalender så ser du alla dina skapade artiklar på vänstersidan.

Öppna den kategori (i menyn till vänster) du har din gruppbokningsartikel i. Dra sedan denna till önskat datum. För att kunna dra ut artikeln i kalendern måste den visas i vecko-, 3-dagars eller dagsvyn. Du ställer in detta längst uppe till höger. Det går också att klicka direkt i kalendern och välja "Gruppbokning" och sedan välja artikel i rullmenyn.

 För att boka in i månadsvyn klickar du på dagen du vill boka. Därefter väljer du vilken artikel du vill boka.

När du har lagt in artikeln får du upp detta formulär.

• Artiklar & tjänster
  Om du vill ändra vilken artikel bokningen ska gälla kan du växla mellan artiklarna du skapat här.
• Max antal deltagare
  Ställer som titeln avslöjar in max antal deltagare. Värt att nämna är att du själv inte är automatiskt anmäld, utan du måste precis som andra anmäla dig om du ska delta.
• Visa alltid deltagarna (om man är inloggad)
  Välja om deltagarna i gruppbokningen ska synas för andra deltagare.
• Tillåt gruppmeddelanden
  Om detta är påslaget kan man stänga av eller på möjligheten att skriva meddelanden i ett kommentarsfält unikt för gruppbokningen.
• Publicera som snabbokning
  Aktivera funktionen för snabbokningar. Om detta aktiveras visas en knapp som tar dig till din snabbokningssida. Läs mer om snabbokningar här
• Uppladdning av bild
  Ger dig möjligheten att göra din gruppbokning mer personlig. Upplösningen på bilden måste vara minst 426 x 240 (bredd x höjd). Bilden behöver ha formatet JPG eller PNG.
  
• Aktivera köhantering
  Ger bokare möjlighet att utnyttja köfunktionen om gruppbokningen är fullbokad och man ändå vill anmäla sig. Läs mer om köhantering här
• Namn & E-post
  Om du vill boka i någon annans namn kan du ändra dessa fält.
• Skicka bekräftelse eller påminnelse via SMS
  Om anmälan till bokningen ska skicka ut SMS-information eller ej.
• Visa fler fält
  Om man vill lägga till fritext eller en egen kommentar till bokningen.
• Publiceringsalternativ (endast gruppbokningar)
  Här kan du ställa in när anmälning till en gruppbokning öppnas och/eller stängs. Om inställningen lämnas avaktiverad är anmälning alltid öppen. 

När bokningen är skapad får du fram en ruta som leder till hanteringen av inbjudningar. Du kan välja att gå in i den direkt, annars kommer du åt den senare genom att högerklicka bokningen och välja Visa information. Om du senare vill uppdatera bokningen men inte meddela redan anmälda deltagare kan du kryssa i "Skicka ej avisering om uppdatering till kund". Om du som skapare av bokningen vill slippa avisering varje gång någon anmäler sig så kan du kryssa i "Avisera ej ansvarig om anmälningar".

Deltagarlista
Administratörer kan ta fram en deltagarlista som också går att skriva ut. Högerklicka på bokningen och välj Visa information för att komma till gruppbokningssidan. Välj sedan "Visa deltagare" för öppna listan.

Redigera anmälan
För att avboka en anmälan eller lägga till ytterligare information klickar du på Redigera i deltagarlistan. Om du väljer att radera kommer du få en uppmaning på om du är du säker på att du vill radera anmälan för att säkerställa att det inte görs av misstag. Vid andra redigeringar av uppgifter så klickar du på Uppdatera när du är klar för att spara informationen.

Direktanmälan
Du som administratör kan också direktanmäla deltagare till gruppbokningen. Klicka på "Direktanmälan" för att öppna anmälningsformuläret. Där kan du ange antal deltagare om du valt detta alternativ vid skapandet av bokningen. Har du inte tillgång till kundens e-posadress kryssar du i valet för detta.

Checka in deltagare
Om du klickar på knappen "Checka in deltagare" öppnas en ny vy där det enkelt går att fylla i vilka deltagare som är närvarande. det går också att söka efter deltagare i sökrutan över listan.

Anmälningsvyn

I denna vy ser du alla som är anmälda till gruppbokningen. Här kan du också hantera inbjudningar och du kan direktanmäla kunder. Man kan också lägga till gruppmeddelanden kopplade till gruppbokningen. Dina kunder kommer till denna vy via inbjudningsbrev och bokningsbekräftelsen de får när de anmäler sig via företagssidan. Du ser också alla som står i kön på denna sida om köhantering är aktiverat.

Anpassade fält
Det går att lägga till anpassade text- eller nummerfält som måste eller kan fyllas i vid anmälan. Dessa ställs in under Kalenderinställningar --> Avancerade inställningar --> Anpassa fält i bokningsformuläret. Kom ihåg att för gruppbokningsartiklar måste du aktivera anpassade fält för varje fält du lägger till.

  

Tillval:

Få aviseringar vid gruppmeddelande
Om du vill meddelas via mail varje gång en användare postar ett gruppmeddelande på gruppbokningssidan, kan du välja att få ett sånt genom att kryssa i en kryssruta på bokningssidan.

Låt kunder intyga att de läst villkoren för att kunna slutföra bokningen
Via systeminställningar --> Företagssidan kan du lägga till en pdf med dina villkor för bokningar. De kan kunden ladda ner och läsa på länken "våra villkor".

Bifoga PDF-fil och andra aviseringsinställningar
Via Kalenderinställningar --> Aviseringar kan du välja att bifoga extra information som skickas med anmälningsbekräftelsen. Där kan du även bifoga en PDF-fil som följer med bekräftelsen.

På företagssidan ser kunderna gruppbokningen som en artikel, men det står Visa pass istället för Boka nu.

När kunden har valt att visa passet så kan de välja de passen som administratören har lagt till. Färgerna på bokningsknapparna är färgkodade och låter en se om det är många platser kvar, få platser kvar, eller om det är fullbokat och det finns en kö tillgänglig. Inloggade användare ser även vilket pass de är anmälda till. Länken "Mer information" öppnar gruppbokningssidan.