Hur skapar jag en gruppbokning?

Se först till att funktionen gruppbokningar är aktiverad. Detta hanterar du under fliken Avancerade inställningar för den aktuella kalendern.

Aktivera gruppbokning

1. Öppna Kalenderinställningar för kalendern du vill aktivera gruppbokning för och välj Avancerade inställningar.

2. Välj menyn Gruppbokningar.

3. Kryssa i de rutor för de du vill ska kunna göra gruppbokningar. Glöm inte att klicka på Spara nere i högra hörnet. 

Färdigt!

För att skapa en gruppbokning gör du på samma sätt som när du skapar en vanlig bokning.
När du klickar på en ledig tid i kalendern och gruppbokningar är aktiverade, kommer en ruta dyka upp som frågar om vilken typ av bokning du vill skapa, välj Gruppbokning.

OBS! Denna metod gäller bara enkla bokningssystem. För hur man gör i ett artikelsystem klicka HÄR.

En gruppbokning erbjuder några fler valmöjligheter än vanliga bokningar:

• Välj max antal deltagare
• Välj om deltagare ska visas eller inte (för inloggade)
• Aktivera en gruppchatt för deltagarna (dessa är knutna till gruppbokningens unika sida)
• Publicera som snabbokning. Klicka på den blå knappen för att komma till snabbokningssidan.
• Ladda upp en egen bild för gruppbokningen. Upplösningen på bilden måste vara minst 426 x 240 (bredd x höjd). Bilden behöver ha formatet JPG eller PNG.
• Välj hur många deltagare som kan anmälas av en deltagare. Om detta inte är ifyllt kan deltagare anmäla sig för flera platser på samma anmälan.
• Begränsa deltagande för icke-medlemmar eller inte
• Aktivera köhantering vid fullbokning (OBS: Detta kan ej ställas in i efterhand efter skapande)
• Bestäm start- och sluttid för anmälningar.
  
  

Det går också bra att redigera alla uppgifter i efterhand, förutom funktionen för köhantering som måste väljas vid skapande. För att redigera i efterhand, vänsterklicka på bokningen eller högerklicka och välj Redigera.

Vad är köhantering?
När en plats blir ledig i en fullbokad bokning skickas ett meddelande till första personen i kön via e-post. Personen har då 30 minuter på sig att klicka på länken i meddelandet och att acceptera inbjudningen. Sedan går meddelandet till nästa person i kön. Köhanteringen går att ändra på så att man blir tilldelad en plats istället. Kunder informeras tydligt om reglerna för kön. OBS! Aktivering av köhantering måste göras på varje bokning vid skapande, det kan inte ändras i efterhand.

Läs mer om köhantering här 

När allt är ifyllt som du vill ha det och du klickat på Skapa bokning kommer du få alternativet att öppna bokningssidan för att hantera inbjudningar till bokningen.

Ett e-postmeddelande från oss med information om din bokning samt med en länk som du kan använda för att hantera anmälningar skickas till din e-postadress.

Om du vill nå inbjudningssidan i efterhand, högerklicka bokningen och välj Visa information.

Publiceringsalternativ
Om du vill kontrollera publicerings- och stängningsdatum för anmälningarna till en gruppbokning, kan detta ställas in i botten av bokningsrutan, när bokningen skapas. Detta kommer att stoppa anmälningar före start- och efter sluttid.

Bifoga PDF-fil och andra aviseringsinställningar
Via Kalenderinställningar --> Aviseringar kan du välja att bifoga extra information som skickas med anmälningsbekräftelsen. Där kan du även bifoga en PDF-fil som följer med bekräftelsen.

OBS! Tänk på att du som skapat bokningen inte automatiskt är anmäld till den. Om du skall räknas som en deltagare måste du själv anmäla dig.